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Muni arrastró 4 veces “error material” que adjudicó $1.3 millones por 14 botas

Por Yulaiki Bracho & Ernesto Núñez Chacón

Luego de que Los Guachis publicamos que la Muni de Montes de Oca había omitido responder por haber adjudicado a una sola empresa 1.3 millones de dólares por la compra de 14 botas según el SICOP, la alcaldía respondió que por un “error material”  la adjudicación de la compra se dio en dólares y no por 1.3 millones de colones. Según autoridades del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) del Ministerio de Hacienda, errores de este tipo representan un riesgo institucional para las finanzas y el interés público. Este error se arrastró por al menos 4 etapas donde sus responsables, incluyendo el alcalde que firma el acto de adjudicación, pudieron haberlo corregido.

Tras la publicación de Los Guachis, la Contraloría General de la República, donde también se registró la compra municipal por su equivalente en colones (₡817 millones) por 14 botas, comenzó a realizar las consultas correspondientes al gobierno local, el cual terminó por corregir el “error material” que había registrado en los sistemas de compra.

La Alcaldía asegura que ya inició un “proceso de investigación interna para identificar las causas y la persona responsable del error”, y afirma que “no tuvo ninguna implicación negativa sobre el uso de los recursos municipales… como se constata en el pago final por la compra”.

Los Guachis solicitamos la copia de la factura correspondiente para verificar qué monto se giró realmente por 14 botas a Electrónica Pablo Murillo, la empresa adjudicada. Sin embargo, a la fecha la Alcaldía no ha aportado la información aunque ya se venció su plazo por ley para responder.

“Esos errores no deberían ocurrir porque minan la confianza de los ciudadanos en sus instituciones. Si es un error material sin pérdida de recursos públicos, debe señalarse la importancia del adecuado manejo de la información de compras públicas”, afirmó Mariela Fonseca, vocera de la Contraloría General de la República. Si una denuncia al respecto llega a la Auditoría Municipal, tendrían que analizar si cabe o no una sanción de un error material sin pérdida de recursos. 

Maureen Barrantes, directora de Bienes y Contrataciones Administrativas del Ministerio de Hacienda a cargo del SICOP, explicó que los errores materiales representan varios riesgos como no entregar lo que se debería según el plan de compras municipal, no satisfacer el interés público porque no se compra lo que el público necesitaba, e incluso traerse abajo una contratación entera tras haber invertido recursos en gestionarla.

 

ALCALDE FUE EL ÚLTIMO FUNCIONARIO A CARGO DE REVISAR Y APROBAR LA ADJUDICACIÓN

Según el SICOP, los responsables de este proceso de contratación incluyen a Ronny Ceciliano Valverde, Auxiliar de la Proveeduría Municipal, como “elaborador, a Víctor Portilla Madrigal, Proveedor Municipal, como “administrador de contratación”, y al Alcalde Marcel Soler como “aprobador”.  Roy Durán, Coordinador del SICOP, observó que el “error material” comenzó al menos desde la oferta que hizo el proveedor contratado hasta el acto de adjudicación aprobado por el Alcalde.

“Yo estoy viendo el expediente electrónico y es totalmente evidente que a la hora de la oferta, quien ofertó, a quién se le adjudicó el contrato, que es a Electromecánica Pablo Murillo en efecto hay un error material… a la hora que hace su oferta puso dólares o no hizo la conversión correcta…en cada una de las etapas hay actores que podían ver el error… ”, aseguró Durán.

El coordinador del SICOP explicó que en general “cuando estoy haciendo el análisis de las ofertas, puedo perfectamente observar que el proveedor en vez de haber colocado la moneda en colones puso dólares. En la etapa de recomendación… puedo ver el “error material” y cambiar la moneda Presumamos que no lo vi… y la mandó a firma. El que tiene la competencia para firmar, puede ver el error material, pedir la modificación y no aprobar…”. Según el informe de recomendación de adjudicación de la compra de botas por 1.3 millones de dólares registrada en SICOP, el Proveedor Municipal aprobó la recomendación. Sin embargo, el alcalde pudo haber corregido el “error material” en las siguientes etapas.

Presumamos que tampoco se vio en la etapa de recomendación… vamos a la fase de adjudicación. Quien aprueba puede no aprobar y solicitar que se corrija… Si no lo ven en fase de adjudicación… se va a la fase de contrato Presumamos que ahí tampoco lo vio el que firmó, sino que lo colocan en “esperando la firmeza del proceso”. Si en ese estado de espera yo evidencio ese “error material”, el sistema tiene la facultad para poder revocar el acto no firme”, explicó el coordinador del SICOP. El Alcalde Soler aparece en SICOP como aprobador tanto del acto de adjudicación como del contrato por 1.3 millones de dólares en  botas. Esta contratación quedó en firme según el mismo Departamento de Proveeduría de Montes de Oca.

Según la vocera de la Muni de Montes de Oca, “La Alcaldía firma posterior a la elaboración del cartel y las revisiones, así como aprobaciones finales del administrador del contrato. Se desconoce por qué el contrato se elevó a la Alcaldía con dicho error…”

Independientemente de todas las etapas anteriores del proceso, en este caso era competencia exclusiva del alcalde revisar y dar la aprobación final.  Los Guachis consultamos el 3 de agosto a la Alcaldía si ¿Reconoce o no el alcalde haber fallado en su deber de revisión? ¿y cómo lo explica?. Sin embargo, ya se venció el plazo de 10 días hábiles que la administración tenía para responder y no lo ha hecho. 


RIESGOS INSTITUCIONALES

Maureen Barrantes, directora de Bienes y Contrataciones Administrativas del Ministerio de Hacienda a cargo del SICOP, observó que incluso el alcalde faltó al deber de revisión durante el proceso. “Ellos (los funcionarios)  tienen el deber de llevar a cabo procesos muy responsables de la administración de esos fondos… Internamente tendrán que establecer las responsabilidades de cómo se gestionó o no se gestionó correctamente…Todo está regulado en la ley para garantizar la responsabilidad que los funcionarios hagan una efectiva aplicación de sus funciones…Uno lo que espera es que eventualmente estos funcionarios, especializados en esas funciones, tengan los niveles de cuidado y de revisión adecuados…”.

El Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa asocia a las proveedurías institucionales con el cumplimiento eficiente de los procedimientos de contratación administrativa y dicta que los funcionarios que  las sanciones por no cumplir con sus funciones fijadas en esta normativa pueden incluir “apercibimiento escrito, suspensión sin goce de salario, despido y retiro de credenciales “.

A pesar de que la adjudicación y el contrato  están aprobados por 1.3 millones de dólares según SICOP, el Departamento de Proveeduría y la Dirección Financiera de Montes de Oca aseguró en su respuesta por correo electrónico que “… el pago de las compras de BOTAS PARA EL DEPARTAMENTO DE TRÁNSITO Y PARQUÍMETROS se realizó en colones: ₡1,333,927.00 según Orden de Compra O.C.3120.”

Los Guachis solicitamos la copia de la orden de compra pero a la fecha la Alcaldía no la ha aportado la información aunque ya se venció su plazo por ley para responder.

“Al estar adjudicado como acto en firme, la compra continuó basándose en ₡1.361.150 colones adjudicados, ya que había un presupuesto estimado e indicado en el Detalle del concurso en SICOP por: 1 442 000 colones”, agrega la respuesta de la Proveeduría Municipal. El monto presupuestado para la compra de previo fue aprobado por el Concejo Municipal.

Maureen Barrantes, directora de Bienes y Contrataciones Administrativas del Ministerio de Hacienda, detalló que “un proceso de contratación no es un proceso aislado de todos los demás procesos de la misma municipalidad… Todo eso tiene un proceso anterior de validación y verificación de lo que voy a comprar el otro año...”.

“…El Departamento Financiero tiene que generar una factura, una orden de pago, tiene que tener el presupuesto estimado para comprar eso, etc. … No es lo mismo colones que dólares ¿de dónde salió esa aplicación de ese diferencial? … A la hora de hacer los pagos ¿cómo? …Debió haber resonado no sólo en el SICOP sino en otros procesos internos de finanzas de la propia Muni. En alguna parte debió verse… ¿La auditoría de la municipalidad?…” cuestionó Barrantes.

La vocera de la Contraloría General de la República agregó que un “error material” puede ocurrir pero representa un riesgo institucional innecesario, y la acción correctiva en los sistemas es obligatoria una vez se tenga conocimiento, pero le compete exclusivamente a la administración.

La compra en cuestión fue adjudicada desde marzo de 2019, pero todavía 14 días después de la publicación de Los Guachis, el “error material” que la Muni sostiene como causante de que la compra esté adjudicada por 1.3 millones de dólares sigue igual en el SICOP de Hacienda y el SIAC de la Contraloría. LA compra representa según este último sistema el 44% del total del dinero adjudicado por la Muni en Compras Públicas para 2019.

La Alcaldía asegura que “Este no es un error frecuente en los procesos de contratación”. Sin embargo, Los Guachis de Montes de Oca identificamos que tras adjudicado el contrato por 1.3 millones de dólares por 14 botas, la Alcaldía aprobó un contrato adicional para comprar una bota más por 98 mil dólares según SICOP, es decir 56 millones de colones por una unidad extra. En esta ocasión quien aparece como el aprobador es el vicealcalde José Rafael Quesada.   El 3 de agosto se consultó a la Alcaldía al respecto, pero a la fecha han omitido dar respuesta a pesar de que ya venció el plazo que tienen por ley para responder.

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