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TRAS 7 MESES, AUDITOR MUNICIPAL RINDE CUENTAS

Por Carlos Vindas Rojas

Los Guachis publicamos el 19 de abril una nota donde explicamos cómo 2 meses después de haber solicitado los informes de la Auditoría Interna (2018-2020) de la Muni de Montes de Oca, su lista de recomendaciones acatadas y desacatadas a la fecha, y una entrevista virtual con el auditor municipal, no habíamos recibido la mayoría de informes correspondientes al 2020 ni  se nos había otorgado la entrevista. Tras 7 meses, el pasado 22 de septiembre se logró concretar la entrevista con el auditor Luis Montero.

REVISE AQUÍ LA ENTREVISTA CON EL AUDITOR MUNICIPAL

  • ¿DE QUÉ MANERA MONITOREA QUE LAS AUTORIDADES MUNICIPALES CUMPLAN LAS RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA?

Respuesta: “Nosotros hacemos otra evaluación. De hecho, en ese primer seguimiento hay recomendaciones que quedan pendientes por A o por B. A veces por falta de contenido presupuestario o porque la Administración hace acatamiento de la recomendación, por ejemplo, cuando debe hacerse un reglamento. A veces las recomendaciones pasan de un período a otro. No siempre una recomendación la Administración la acata de inmediato y eso no significa que no quiera acatarla, sino que lleva su proceso.

Las recomendaciones que quedan pendientes, que no son acatadas o están parcialmente atendidas por la Administración, que es el caso cuando la Administración debe hacer un reglamento, las damos como parcialmente atendidas porque la Administración hizo su parte y falta el complemento que es la aprobación del Concejo y a veces tarda un poco… hay muchos reglamentos que toman años. Posteriormente hacemos otro seguimiento para saber cómo ha avanzado esa aprobación. Por ejemplo, si es de un reglamento o si es de la Administración que dejó algo pendiente o que la sacó parcialmente y que a criterio de la Auditoría le falta atender algo, le damos un seguimiento normalmente en el mismo año”.

  • ¿CADA CUÁNTO LA AUDITORÍA REALIZA SUS PROCESOS DE VIGILANCIA DE CONTROL INTERNO? EN PROMEDIO, ¿CUÁNTAS AUDITORÍAS SE LLEVAN A CABO EN UN AÑO Y CÓMO SE DETERMINA ESPECÍFICAMENTE QUÉ MONITOREAR?

Respuesta: “Nosotros, de acuerdo con la normativa de Contraloría, hacemos el programa de trabajo año a año y ahí tenemos un universo auditable de todos los posibles proyectos o estudios de auditoria de acuerdo con la administración activa y lo tenemos dividido por áreas. Ahí hacemos una evaluación con un sistema que tiene la Contraloría de evaluación de riesgos y hay factores que valoramos y tomamos el riesgo exacto. Muchas veces se valora el tiempo que no hemos auditado algún área y determinamos de acuerdo con nuestra capacidad, que somos 3 en auditoría interna para todos la Municipalidad y órganos externos a los que la Municipalidad les asigna recursos. De acuerdo con esa valoración de riesgos, hacemos el plan de trabajo que enviamos a Contraloría con los proyectos por evaluar el año siguiente”.

  • ¿QUÉ SE HA HECHO DESDE LA AUDITORÍA INTERNA PARA PROCURAR QUE LAS RECOMENDACIONES SEAN ACATADAS EN SU TOTALIDAD?

Respuesta: “En el sector público estamos obligados a atender la normativa y las leyes vigentes. La auditoría es un componente del sistema de control interno, como tal nos toca evaluar los procesos de la administración y fiscalizarlos. Antes de enviar el informe final al Concejo Municipal, nosotros hacemos una comunicación verbal a la Administración y a los posibles interesados o responsables de las áreas evaluadas de los resultados del estudio y las recomendaciones de la auditoría para mejorar el control interno institucional.

Ahí la Administración si no está de acuerdo, debe proponer soluciones alternativas, si no las propone es porque está de acuerdo. Entonces levantamos un acta y queda constando que se le hizo comunicación de los resultados y la Administración no objetó las recomendaciones. A partir de ahí ya se hace responsable de acatar las recomendaciones. Si el Concejo aprueba el informe, la Administración está obligada por ley a atender las recomendaciones, porque ya tuvieron la oportunidad de analizarlas y si no propusieron alternativas viables de acuerdo con la valoración de auditoría. Para serle sincero, yo tengo como 35 años de trabajar en auditoría en diferentes instituciones y normalmente uno cuando hace un seguimiento de recomendaciones, la Administración no va a atender el 100%”.

  • EN ALGUNOS INFORMES DE AUDITORÍA, LAS RECOMENDACIONES NO SE CUMPLEN EN OCASIONES NI LA MITAD DE ELLAS. POR EJEMPLO, EN 2018 SOLAMENTE 43% DE LAS RECOMENDACIONES FUERON ATENDIDAS. ¿POR QUÉ RAZÓN? ¿ACASO NO SON DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO PARA LA MUNICIPALIDAD EN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS? ¿QUÉ PUEDE HACER LA AUDITORÍA PARA REVERTIR ESO?

Respuesta: “La Ley prevé, de acuerdo con el artículo 39 de Control Interno, que se haga un debido proceso para suscitar responsabilidades a la Administración, lo que pasa es que es un proceso tedioso y lento. De hecho, nosotros en innumerables ocasiones hemos mandado relaciones de hecho, porque hay que hacer un estudio especial donde se detallan los posibles responsables, la normativa que incumple, y pasarlo a la Contraloría para que valoren, porque son funcionarios de elección municipal como el alcalde o regidores municipales. Hemos tenido casos de 1 o 2 años en que la Contraloría termina desestimándolos y recomendando hacer, por ejemplo, un informe de advertencia a la Administración, porque no hubo daños económicos suficientes para llevarlo a un proceso judicial, no es lo suficientemente significativo para que haya una denuncia en el Ministerio Público.

Si en un segundo seguimiento la Administración o el Concejo no ha atendido la recomendación de la auditoria y hay una falta grave, habría que valorar el procedimiento que señala el artículo 39 y dependiendo si los responsables son los directores de la municipalidad le tocaría al alcalde determinar si hace el proceso administrativo y hace un órgano para determinar o valorar las posibles responsabilidades de ese funcionario y si es el alcalde o miembro del Concejo le tocaría a la Contraloría”.

  • ¿QUÉ IMPACTO TIENE EL INCUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EN LA OPTIMIZACIÓN DE LOS SERVICIOS MUNICIPALES PARA LA CIUDADANÍA?

Respuesta: “Tendríamos que valorar cada caso en específico para ver el impacto en la ciudadanía. Por ejemplo, nosotros hemos hecho muchas recomendaciones que mejora los ingresos municipales, eso va a redundar en que la ciudadanía se vea favorecida con mejores servicios. Desde el punto de vista de auditoría, siempre va a ser en pro de mejorar los sistemas de control interno y los servicios que presta la Municipalidad a la comunidad”.

  • EN 2018, EL INFORME NO. 01 – 2018 SOLICITÓ A LA ADMINISTRACIÓN DAR A CONOCER EL PROGRAMA DE ADQUISICIONES PROYECTADO PARA EL PERIODO CADA AÑO, ¿EN QUÉ MEDIDA SE HA CUMPLIDO CON ESTO?

Respuesta: “A ese informe le dimos seguimiento en el 2019 y la recomendación estaba atendida por la Administración según el informe 05-2019…  La Ley de Contratación Administrativa señala que las administraciones públicas tienen que publicar su programa de Adquisiciones para que haya más transparencia en lo que se va a contratar. En principio hay un incumplimiento a lo que establece la Ley y eso de acuerdo con el artículo 39 de Control Interno podría acarrear un proceso administrativo para el representante legal de la Municipalidad, que es el alcalde, ya que, en primera instancia, sería responsabilidad de él velar por que todo lo que dice la Ley se cumpla. El programa de Adquisiciones debe hacerlo la proveeduría municipal y la Administración debe asignar recursos. Es un proceso engorroso y largo, porque hay que hacer un proceso administrativo y en el caso del alcalde que es nombramiento por elección se tiene que ir a la Contraloría y ellos valoran… en muchas instituciones eso ha tomado años”.

  • EN EL INFORME NO. 02-2018, SE DETALLA QUE EXISTE UNA FALTA DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN ENTRE EL ALCALDE Y EL CONCEJO MUNICIPAL. SE GIRÓ LA RECOMENDACIÓN DE ESTABLECER LOS CANALES Y MECANISMOS ADECUADOS DE COMUNICACIÓN PARA FACILITAR QUE LOS ACUERDOS DEL CONCEJO SEAN EJECUTADOS POR LA ADMINISTRACIÓN DE MANERA ÁGIL Y OPORTUNA. DOS AÑOS DESPUÉS, ¿SE HICIERON ESOS CANALES?

Respuesta: “Ahí es donde entra en juego la parte política que es compleja. Una cosa es el Concejo y otra es el alcalde… Es un poco difícil que se pongan de acuerdo dependiendo de los criterios y los intereses, aunque no se supone que debería ser así, porque el alcalde presenta su plan de gobierno y el Concejo lo valora y apoya. Esa recomendación se había hecho para que la Administración atendiera los procesos municipales en pro del bienestar común, pero en ese momento se valoró y tanto la Administración y el Concejo lo aprobaron, y años después no sabemos cómo está esa atención. Supongo que bien, porque no hemos vuelto a saber de incumplimiento de la Administración en los acuerdos municipales. Pero es algo muy cambiante”.

  • EN ALGUNOS INFORMES ENTRE LOS PERÍODOS 2018 – 2020, USTED REPITE LA RECOMENDACIÓN SOBRE ELABORAR UN CRONOGRAMA PARA DAR SEGUIMIENTO PERIÓDICO DE LA EJECUCIÓN FÍSICA DE PROYECTOS DE OBRA PÚBLICA DURANTE EL AÑO EN CURSO, DEBIDO A QUE NO SE EJECUTAN POR FALTA DE RECURSOS, SINO POR PROBLEMAS DE PLANIFICACIÓN. ¿QUÉ HA HECHO AL RESPECTO LA AUDITORÍA PARA QUE ESTO NO CONTINÚE PESE A REALIZAR LA MISMA RECOMENDACIÓN REITERADAMENTE EN LOS DIFERENTES AÑOS CONSIDERANDO QUE ESTO SIGNIFICA UN INCUMPLIMIENTO A LA NORMATIVA? ASIMISMO, ¿A QUÉ SE EXPONE LA ADMINISTRACIÓN POR NO ACATAR LAS RECOMENDACIONES? ¿LE CORRESPONDE UNA SANCIÓN O NO? ¿DE QUÉ TIPO Y EN QUÉ PLAZO?

Respuesta: “Obra pública y ejecución de proyectos ha sido talón de Aquiles desde que tengo memoria y trabajo en la Municipalidad por la figura de los compromisos presupuestarios que alargan la ejecución presupuestaria de un año a año y medio, que es legal solo para las municipalidades. Esto ha sido como cíclico en la Municipalidad que al final de año casi todos los proyectos de obra pública terminan los procesos de contratación casi que al final del período y obviamente eso se va a quedar en compromisos y va a generar que esos proyectos vayan a ejecutar de enero a julio del año siguiente. Eso implica que los proyectos que están en el período 2021 no se van a ejecutar, porque en el primer semestre se están haciendo los proyectos de 2020 y ahí es donde hemos recomendado mejoras de proceso administrativo”.

  • EN ALGUNOS INFORMES SE DICE QUE LA ADMINISTRACIÓN SE MOSTRÓ INDIFERENTE ANTE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA, ¿EN QUÉ MEDIDA ESTA SITUACIÓN CONTINÚA DÁNDOSE Y CÓMO AFECTA LA LABOR DE ESTE DEPARTAMENTO?

Respuesta: “Nos atrasa los programas de trabajo de la auditoría, pero eso a través del despacho del alcalde hemos ido revertiendo esa situación y la Administración ya ha sido mas diligente en las solicitudes de la auditoría… En muchos casos la misma Administración nos hace ver que necesita más tiempo y es parte de los procesos normales dar más plazo a la Administración cuando se solicita para que brinde la información. Pero sí hemos mejorado en eso, gracias a la intervención del alcalde, ya que sin la colaboración de él se nos hace más difícil obtener la información”.

  • EN ALGUNOS INFORMES ENTRE LOS PERÍODOS 2018 – 2020, USTED REPITE LA RECOMENDACIÓN SOBRE ELABORAR UN CRONOGRAMA PARA DAR SEGUIMIENTO PERIÓDICO DE LA EJECUCIÓN FÍSICA DE PROYECTOS DE OBRA PÚBLICA DURANTE EL AÑO EN CURSO, DEBIDO A QUE NO SE EJECUTAN POR FALTA DE RECURSOS, SINO POR PROBLEMAS DE PLANIFICACIÓN. ¿QUÉ HA HECHO AL RESPECTO LA AUDITORÍA PARA QUE ESTO NO CONTINÚE PESE A REALIZAR LA MISMA RECOMENDACIÓN REITERADAMENTE EN LOS DIFERENTES AÑOS CONSIDERANDO QUE ESTO SIGNIFICA UN INCUMPLIMIENTO A LA NORMATIVA? ASIMISMO, ¿A QUÉ SE EXPONE LA ADMINISTRACIÓN POR NO ACATAR LAS RECOMENDACIONES? ¿LE CORRESPONDE UNA SANCIÓN O NO? ¿DE QUÉ TIPO Y EN QUÉ PLAZO?

Respuesta:En su momento se hizo. Con ese informe, el alcalde lo estableció como un procedimiento y se instauró a través de la proveeduría y el departamento de obras el sistema de control de obras, pero volvemos a lo mismo, muchos casos lo traen a traste los procesos de contratación, cuando las licitaciones son apeladas por las empresas, aunque no tengan razón para ampliar los plazos, pero son parte del sistema que tenemos y debemos seguir el proceso”.

  • EN EL INFORME NO. 10-2019, SE DICE QUE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LOS VEHÍCULOS MUNICIPALES ESTÁN MAL ORGANIZADOS O NO EXISTEN, ADEMÁS NO EXISTE UN REGISTRO HISTÓRICO DE COMPRA O PROCESOS DE LOS VEHÍCULOS. ¿SE CORRIGIÓ ESTA SITUACIÓN?

Respuesta: “Esa es una recomendación que todavía está en proceso de cumplimiento, porque hasta este año se incluyó en el presupuesto una plaza nueva para que se asignara una persona para que llevara todo ese proceso. Se habían recomendado mejoras en el reglamento de vehículos que estaba obsoleto de acuerdo con la nueva Ley de Tránsito, la Administración hizo el reglamento y lo presentó al Concejo y lo tiene para revisión y aprobación. Se determinó que está parcialmente atendida”.

  • EN EL INFORME NO. 09-2019, SE DICE LA NORMATIVA ESTABLECE QUE LAS PRIMERAS OCHO HORAS EXTRAORDINARIAS SE PAGAN A JORNADA NORMAL LOS DÍAS SÁBADOS, PERO LA MUNICIPALIDAD LA PAGÓ A JORNADA Y MEDIA. ADEMÁS, EL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS DE DIRECCIÓN DE SERVICIOS Y LA POLICÍA DE TRÁNSITO LABORARON MÁS DE 4 HORAS EXTRAORDINARIAS DE MANERA CONTINUA Y RECURSOS HUMANOS NO LLEVA UN CONTROL DE PAGOS DE HORAS EXTRAS. ¿CUÁL ES LA JUSTIFICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PARA LLEVAR A CABO ESTAS ACCIONES EN CONTRA DE LA NORMATIVA?

Respuesta: “Sí, de hecho, esto es uno de los cambios típicos. Se estableció un órgano director para determinar eventuales responsabilidades de funcionarios municipales en este pago de horas extra que se examinó y se determinó que se habían pagado horas extra incorrectamente. Entonces la Administración giró las indicaciones al departamento de recursos humanos para que recuperara los recursos pagados de más”.

7 MESES DE VUELTAS Y ATRASOS PARA CONVENIR UNA ENTREVISTA

El 22 de febrero, Soledad Montero, encargada del Departamento de Comunicación de la Muni, contestó que los informes de auditoría están disponibles en el sitio web y que el jefe de auditoría solicitó que cualquier consulta se le hiciera por escrito. Sin embargo, Los Guachis le informamos el 1 de marzo que no todos los informes estaban disponibles en la web, y que todavía no nos daban la lista de recomendaciones de auditoría acatadas y desacatadas por la Muni.

Insistimos en que la entrevista con el auditor municipal no podía ser por escrito por tratarse de un reportaje sobre 3 años de informes de su unidad, pero el 9 de marzo Montero dijo vía WhatsApp que “quedaron anuentes a atender las consultas, sin embargo vía correo” y estaba a la espera de que el auditor le enviara la información faltante.

Tras varios días sin respuesta, el 23 de marzo enviamos la entrevista por escrito con base en los informes de auditoría 2018-2020 disponibles en el sitio web. El 13 de abril, cuando se vencía el plazo de ley de 10 días hábiles para responder nuestras preguntas, el Departamento de Comunicación indicó que el auditor municipal Luis Montero dijo que “no tiene ninguna objeción para responder el cuestionario adjunto a este correo y de ser necesario efectuar entrevista mediante zoom si fuese necesario”. Sin embargo, 63 días habían pasado desde que pedimos la información, y ni habían aceptado dar la entrevista, ni habían respondido el cuestionario por escrito como lo habían pedido.

Según un correo del Departamento de Comunicación, el auditor municipal indicó que es necesario que la petición tenga nombre, cédula, objeto, destinataria y firma, pero la primera petición de Los Guachis cumplía con todas estas formalidades y nunca pidieron ningún subsane como la Ley 9097 les obliga en un plazo de 5 días hábiles.

El 6 de mayo, el auditor municipal indicó que los informes de auditoría pendientes fueron subidos a la página oficial de la Municipalidad. Al día siguiente, Los Guachis consultamos por la fecha de la entrevista y el 17 de mayo el auditor contestó que “una vez revisados los informes, si mantienen dudas sobre los mismos, me las hacen llegar y programare la entrevista para la aclaración de las mismas”.

Nuevamente solicitamos una fecha para llevar a cabo la entrevista casi 5 meses después de la primera solicitud. Ante esto, el auditor municipal contestó el 25 de junio que cuando se trata de información municipal debía coordinarse con la oficina de prensa.

El 28 de junio Los Guachis enviamos un correo a la oficina de prensa externando nuestra molestia por la falta de respeto, el atentado contra la libertad de prensa y la afrenta que representa para el derecho a la información de la ciudadanía del cantón que representa el hecho de que meses atrás la misma encargada de comunicación nos indicó que su gestión había terminado y ahora nos dicen que debemos coordinar con ella.

El 30 de junio, la encargada de comunicación quedó anuente a gestionar la fecha y hora con el departamento de auditoría, la cual quedó fijada para el 16 de julio. Sin embargo, ese día se nos indicó que el auditor municipal tuvo un percance de salud, por tanto, debía ser agendada nuevamente la entrevista. El 9 de septiembre se informó que la entrevista quedaría para el martes 14 de septiembre. No obstante, la misma no pudo realizarse por problemas técnicos de nuestro periodista. Finalmente, el 17 de septiembre, vía WhatsApp, la oficina de prensa fijó como nueva fecha el 22 de septiembre.

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